Las bibliotecas digitales, que aparecieron hace más de 15 años, han permitido que las empresas, instituciones y organismos ordenen, clasifiquen y mantengan al día sus documentos de trabajo, aparte del significativo ahorro en papel, tinta, impresoras... y sobre todo, sacarlos de los recónditos lugares donde yacen en los archivos individuales de cada empleado, para ponerlos a disposición de todos sus integrantes que tengan interés (y derecho) a verlos.

Para facilitar su posterior localización, el autor de un documento lo indiza (clasifica) en uno o varios temas propios del quehacer de su empresa: contratos, facturas, reclamaciones, órdenes de embarque...; demandas, rechazos, admisiones, impugnaciones, pruebas... sentencias, si es un juzgado; Biología, Bioquímica, Matemáticas... si es una institución educativa.

El lector o usuario busca un documento por su título (si lo conoce) o por palabras que éste tenga; por su autor, si lo recuerda; por su fecha de aparición; por su clasificación (es un contrato de arrendamiento), etc. Ya localizado, el documento que se lee en la pantalla, puede copiarse al equipo local, imprimirse o simplemente dejarse en la biblioteca (estará ahí para siempre). Aunque poderosas, estas búsquedas resultan insatisfactorias, porque muchos lectores sólo tienen idea del tema a buscar o cuestión a resolver, mas no de quién lo escribió, qué nombre lleva el documento o en qué departamento o centro se originó. Por esto, las bibliotecas digitales también ofrecen búsquedas por contenido. (En el texto completo del documento). “Dame documentos que tengan ‘perro’, ‘caballo’ o ‘burro’ y ‘alimentación’ en cualesquiera de sus páginas”; “que hablen de herrumbre, oxidación y agua pero no de ‘agua de mar’”.

Combinar las búsquedas por contenido con búsquedas por fecha, autor, título...; “que esté clasificado como contrato y que el contenido mencione ‘excavación’ o ‘zanja’ y que el monto sea mayor que $500,000 y que la fecha sea entre 2007 y 2009”.

Uso de sinónimos y familias de conceptos. El lector pide “documentos de frutas” y le aparecen documentos que hablan de mango, maracuyá y tamarindo, algunos de los cuales no contienen la palabra ‘fruta’. Porque lo que para mí es óxido, para otros es oxidación, herrumbre, proceso químico. Yo lo clasifico en “mar” y tú lo buscas en “océano”, “portuario”, “Golfo de Tehuantepec” o “aguas profundas”.

Uso de la raíz de la palabra. Buscar ‘toro’ y obtener documentos que tengan toros, torito, toreras.

Búsqueda en documentos en papel, si fueron digitalizados previamente.

NUEVAS FUNCIONES

Creación de colecciones. Estoy dando un curso de Minería de Datos, así que agrupo varios documentos que yacen en la biblioteca, bajo el nombre “Documentos del curso Minería de Datos de A Guzmán” para que mis alumnos los puedan acceder rápidamente.

Suscripción a avisos periódicos sobre temas que me interesan. Algunas bibliotecas digitales avanzadas, como BiblioDigital ©, de mi autoría, permiten que un lector interesado en ‘facturas electrónicas’, ‘factura digital’ o ‘digital invoice’ reciban de BiblioDigital correos electrónicos cada cuatro días (u otro plazo) de nuevos documentos —recientemente añadidos a la biblioteca— que casen con esos temas. “Siempre estoy al día, tengo un vigilante que me avisa cada vez que aparece un documento que menciona a uno de mis clientes”, pensaría un abogado litigante.

Integración con sistemas de manejo de documentos. Viene a mi mente un software mexicano que, a través de “escritorios electrónicos”, automatiza el flujo y proceso de información que muchas dependencias llevan a cabo. Trámites ante oficinas de gobierno (trámites burocráticos), procesos en juzgados, expedición de facturas, formulación de expedientes médicos... Así, en un juzgado penal, una demanda (en papel) se digitaliza (escanea), y si se le da entrada, se produce un documento (admisión de demanda) digital, que se pasa a otro escritorio virtual, donde su ocupante o gestor decide emitir otro documento (por ejemplo, “presentación de testigos”) digital, etc. Así, hasta la emisión de la sentencia digital (y en papel, en este caso). Además de los estrados de papel o tableros de avisos, los estrados electrónicos facilitan que los interesados se enteren rápidamente del avance del litigio. El ahorro de papel, tiempo y esfuerzos es evidente. Los expedientes no se pierden ni se alteran. Además de asegurar que los documentos fluyan (se generen) conforme a los procedimientos de ese juzgado, el software puede integrarlos a su biblioteca digital. ¿Qué se consigue con esto? Que los documentos importantes o relevantes puedan estar al alcance, primero, de los interesados (el “expediente del asunto”) y eventualmente puedan ser consultados por el público que lo desee (son “documentos públicos”). Queda una huella histórica, pública, organizada, indexada, ordenada, de cada asunto o trámite llevado a cabo.

Uso de “arañas” para recolectar documentos de internet. Si nos interesa traer e integrar a nuestra biblioteca documentos que aparezcan en internet sobre ciertos temas, pero no tenemos tiempo de buscarlos a mano, podemos decirles a estas arañas (crawlers, en inglés) que escudriñen determinados sitios web, y otros que de ellos dependan, localicen documentos que hablen de tales temas, y que los traigan a la biblioteca para su clasificación y registro. Así, las arañas traen a nuestro repositorio digital documentos nuevos, interesantes, poniéndolos a nuestro alcance en las secciones y clasificaciones a las que estamos acostumbrados, “como si estuvieran en la biblioteca”. (Esto lo logré en BiblioDigital usando Clasitex ©, un programa de mi hechura, que nos dice de qué temas habla un documento).

Seguridad, autenticidad. Los documentos importantes (contratos, sentencias, títulos...) pueden encriptarse, para que sólo los que tengan la llave puedan leerlos; firmarse digitalmente, para garantizar su autenticidad e inalterabilidad; enviarse de modo seguro aún a sitios de poca confianza. Si mi colega Pedro Galicia está en Puerto Escondido, Oax., yo le puedo enviar un mensaje seguro (correo electrónico) con un documento importante en él, de modo que sólo Pedro podrá abrirlo y leerlo (pues sólo él tiene la única llave que lo descifra). Aunque lo consulte desde un café internet o en su habitación de hotel, o a través de una red inalámbrica. Si el mensaje es interceptado, nadie excepto Pedro lo podrá leer. Era sólo para sus ojos.

La creación y proliferación de bibliotecas digitales es un buen ejemplo de la integración posible entre la ciencia y el sector productivo. Diversas instituciones en México están trabajando activamente en el manejo de texto (Centro de Investigación en Computación del IPN; Instituto Nacional de Astrofísica, Óptica y Electrónica, Puebla, por mencionar dos), análisis de documentos, y en acrecentar el entendimiento (significado, qué contienen, qué dicen, la semántica) de los documentos analizados. Esta tecnología se ha transferido (y se continúa haciéndolo) a empresas mexicanas que a su vez desarrollan productos maduros que sirven a un mercado nacional cada vez más exigente y sofisticado. Un Tribunal Electoral debe decidir rápidamente las impugnaciones que le llegan, por lo que la búsqueda de documentos “relevantes” o “parecidos” (jurídicamente equivalentes, sería lo ideal) al caso que tengo entre manos toma importancia. Una agencia que detiene a Juan Pérez por determinado problema debe saber rápidamente si él no ha sido mencionado en otros casos, procesos pendientes, órdenes de aprehensión, edictos, etc. De ahí el uso de tesauros, buscadores sofisticados, etc. Muchas cosas que demandan los usuarios aún no se han resuelto, y constituyen “frentes de ataque” que el desarrollo científico en estas áreas de la computación debe intentar resolver. A su vez, nuevas invenciones (las “arañas”) encuentran aplicaciones que los usuarios no imaginaban. Es a través de esta interacción entre el “empuje” de los nuevos descubrimientos y el “tirón” que dan las necesidades insatisfechas, como las ciencias aplicadas, como la computación, avanzan más rápidamente (es sorprendente, hace 60 años nació la computación, y miren todo lo que hemos avanzado) que otras cuyo único objetivo es descubrir cosas nuevas. Los que trabajamos en este campo explotamos esta “dualidad de uso” de nuestra disciplina: ser útiles para aumentar el conocimiento universal, y para aumentar la productividad de nuestras empresas, organismos y asociaciones; en el caso de las bibliotecas digitales, sustituir software importado por software nacional, evitar la compra excesiva de papel, agilizar la tramitología y acortar los procesos burocráticos.